La gestione dei volontari rappresenta uno degli aspetti più delicati e strategici per gli Enti del Terzo Settore (ETS), richiedendo non solo la conformità al Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017), ma anche l’implementazione di prassi organizzative che valorizzino appieno il contributo dei volontari all’interno dell’organizzazione.
La gestione dei volontari negli Enti del Terzo Settore
A tal fine il legislatore ha stabilito precisi paletti normativi volti a garantire la genuinità del rapporto di volontariato, preservandone la natura gratuita e solidaristica, evitando qualsiasi forma di rapporto lavorativo occulto e assicurando adeguata protezione assicurativa a chi dona il proprio tempo e le proprie competenze.
Definizione del volontariato
Il volontario, secondo l’art. 17 del Codice del Terzo Settore, è definito come la persona che, per sua libera scelta, svolge attività in favore della comunità e del bene comune mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie capacità in modo personale, spontaneo e gratuito, senza fini di lucro, nemmeno indiretti, ed esclusivamente per fini di solidarietà.
Questa definizione racchiude i principi cardine del volontariato: la personalità (l’attività deve essere svolta direttamente dalla persona), la spontaneità (assenza di qualsiasi forma di coercizione o obbligo), la gratuità assoluta (esclusione di qualsiasi forma di retribuzione, diretta o indiretta) e la finalità solidaristica (orientamento al bene comune e non a interessi personali o di categoria).
Il Registro dei Volontari
Tutti gli ETS che si avvalgono stabilmente di volontari non occasionali sono tenuti all’istituzione e alla tenuta del registro dei volontari. Questo obbligo assume particolare rilevanza per le Organizzazioni di Volontariato (ODV) e le Associazioni di Promozione Sociale (APS), per le quali il registro rappresenta anche uno strumento di verifica della prevalenza dell’attività volontaria rispetto a quella retribuita.
Il registro deve essere opportunamente vidimato, aggiornato con tempestività e contenere tutti i dati identificativi dei volontari:
- dati anagrafici completi,
- codice fiscale,
- data di inizio e cessazione dell’attività,
- eventuali mansioni svolte.
La corretta tenuta del registro non costituisce solo un adempimento formale, ma rappresenta uno strumento di trasparenza gestionale e di tutela sia per l’ente che per i volontari stessi, facilitando anche la dimostrazione della natura non lavorativa del rapporto in caso di verifiche ispettive.
Copertura assicurativa
L’art. 18 del Codice del Terzo Settore impone agli ETS l’obbligo di assicurare i propri volontari contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso terzi. Questa disposizione risponde all’esigenza di garantire adeguata protezione a chi, pur operando gratuitamente, può incorrere in rischi durante lo svolgimento delle proprie mansioni.
L’ente deve stipulare polizze assicurative appropriate rispetto alle attività effettivamente svolte dai volontari: ad esempio, organizzazioni che operano in ambito socio-sanitario, con servizi di trasporto, o in contesti che presentano particolari rischi, dovranno dotarsi di coperture più ampie e specifiche. La mancata copertura assicurativa non solo espone l’ente a sanzioni amministrative, ma può comportare anche responsabilità dirette in caso di sinistri.
Per tali ragioni l’ENAC è stato uno dei primi enti in Italia a dotarsi di una copertura specifica per i volontari nel rispetto della normativa vigente.
Grazie alla Tessera per Volontari ENAC gli enti del terzo settore, ma anche le associazioni non iscritte al RUNTS, possono garantire ai propri Volontari una assicurazione nel rispetto della normativa vigente, assicurandoli contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché per la responsabilità civile verso i terzi” (articolo 18, comma 1, D.lgs 117/17).
Rimborso spese: principio di effettività e divieto di forfettizzazione
Il volontario ha diritto unicamente al rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività prestata, nei limiti preventivamente stabiliti dall’ente.
È categoricamente vietata qualsiasi forma di rimborso forfettario o a piè di lista, in quanto potrebbe configurare una retribuzione indiretta, snaturando la gratuità del rapporto.
Le spese rimborsabili possono includere: spese di viaggio e trasporto, vitto e alloggio in caso di trasferte, acquisto di materiali necessari all’attività, spese telefoniche o di connessione internet se funzionali all’attività svolta.
È fondamentale che l’ente adotti un regolamento interno che disciplini le modalità e i limiti di rimborso, richiedendo sempre documentazione giustificativa adeguata (ricevute, scontrini fiscali, fatture). La tracciabilità dei rimborsi è essenziale anche ai fini della rendicontazione contabile e della trasparenza verso finanziatori ed enti controllori.
E’ comunque possibile, come confermato dal D.Lgs. 3 luglio 2017, n.117, all’art.17 co.4 che “…. le spese sostenute dal volontario possono essere rimborsate anche a fronte di una autocertificazione resa ai sensi dell’articolo 46 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, purché non superino l’importo di 10 euro giornalieri e 150 euro mensili e l’organo sociale competente deliberi sulle tipologie di spese e le attività di volontariato per le quali è ammessa questa modalità di rimborso.”
Pertanto anche se i rimborsi forfettari sono esclusi, è prevista una semplificazione che permette per piccoli importi, fino a 10 euro al giorno e 150 al mese, di rimborsare il volontario tramite autocertificazione della spesa, senza dover allegare pezze giustificative.
Incompatibilità e rapporti con l’ente: eccezioni e zone grigie
Il principio generale stabilito dall’art. 17, comma 6, del Codice prevede l’incompatibilità tra l’attività di volontariato e qualsiasi forma di rapporto di lavoro subordinato o autonomo con il medesimo ente.
Questa norma intende evitare commistioni tra rapporti retribuiti e gratuiti che potrebbero generare contenziosi o abusi. Tuttavia, il legislatore ha previsto alcune eccezioni significative: è ammessa la coesistenza di un rapporto di lavoro con un rapporto di volontariato purché le attività svolte siano chiaramente distinte e si riferiscano a mansioni diverse, adeguatamente documentate e rendicontate.
Inoltre, i volontari possono essere impiegati occasionalmente per attività retribuite diverse da quelle volontarie, sempre nel rispetto della prevalenza quantitativa e qualitativa dell’apporto gratuito. Nelle organizzazioni più strutturate è consigliabile adottare codici etici e regolamenti interni che definiscano con chiarezza i confini tra le diverse tipologie di rapporto, evitando sovrapposizioni che potrebbero generare contestazioni da parte di organi ispettivi o dell’Agenzia delle Entrate.
Valorizzazione del volontariato
Una gestione efficace dei volontari non può limitarsi al mero rispetto degli adempimenti formali, ma deve sviluppare una cultura organizzativa che riconosca il valore insostituibile dell’apporto volontario.
Questo include:
- percorsi di formazione continua per accrescere competenze e motivazione,
- momenti di confronto e partecipazione alle decisioni strategiche dell’ente,
- riconoscimento pubblico dell’impegno prestato,
- creazione di ambienti di lavoro inclusivi e rispettosi,
- tutela del benessere dei volontari attraverso la prevenzione del burnout e la rotazione delle mansioni più gravose.
Investire nella cura della relazione con i volontari significa costruire comunità resilienti, capaci di perseguire nel tempo la propria missione sociale con passione ed efficacia.
La gestione dei volontari pertanto, se fatta in modo corretto, rappresenta per le associazioni una forza importante per la crescita e lo sviluppo delle stesse.
